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Hilfe für Veranstalter

Der komplette Leitfaden, um deinen Dorfflohmarkt oder Garagenflohmarkt auf Flohmap.de anzumelden und zu organisieren - von der ersten Anfrage bis zur Auswertung nach der Veranstaltung.

Inhaltsverzeichnis

1. Deinen Flohmarkt anmelden

Damit dein Dorfflohmarkt oder Garagenflohmarkt auf Flohmap.de erscheint, meldest du ihn einmalig über ein Formular an. Ein Administrator prüft die Anfrage und schaltet das Event danach für dich frei.

Schritt 1: Konto anlegen & bestätigen

Lege zunächst ein kostenloses Benutzerkonto an und bestätige deine E-Mail-Adresse über den Link, den wir dir schicken. Nur mit einem bestätigten Konto kannst du eine Anmeldung einreichen - so wissen wir, wer für ein Event verantwortlich ist und können dich bei Rückfragen erreichen.

Schritt 2: Formular „Event anmelden“ ausfüllen

Klicke oben rechts auf „Event anmelden“ und trage die Eckdaten deines Flohmarkts ein:

  • Name - z. B. „Dorfflohmarkt Musterbach“.
  • Datum - der Tag, an dem der Flohmarkt stattfindet.
  • Beschreibung - optional, z. B. Besonderheiten, Programm oder Hinweise für Besucher.
  • Veranstalterinformationen - optional, aber empfehlenswert: Name des Veranstalters (z. B. „Dorfgemeinschaft Musterbach e. V.“), eine Kontaktmöglichkeit (E-Mail oder Telefon) und eure Webseite. Diese Angaben werden später auf der öffentlichen Eventseite angezeigt.

Schritt 3: Veranstaltungsbereich festlegen

Damit Flohmap.de weiß, in welchem Gebiet sich die Stände befinden, zeichnest du auf der Karte einen Bereich (Polygon) um deinen Ort. Dafür gibt es zwei Wege:

  • Bereich per Ort übernehmen - gib oben links Postleitzahl und/oder Ortsname ein und klicke auf „Übernehmen“. Flohmap.de lädt die Gemeindegrenze automatisch von OpenStreetMap und zeichnet sie für dich ein.
  • Manuell zeichnen - nutze das Polygon-Werkzeug links auf der Karte, um die Punkte des Bereichs selbst zu setzen. Mit dem Bearbeiten-Werkzeug kannst du einzelne Punkte später verschieben.

Das Bundesland wird automatisch aus der Mitte des gezeichneten Bereichs erkannt und muss nicht manuell ausgewählt werden. Über den Button „Polygon löschen“ kannst du jederzeit neu beginnen.

Schritt 4: Anfrage einreichen

Mit Klick auf „Anfrage einreichen“ wird deine Anmeldung gespeichert und erscheint im Bereich „Eventanfragen“ der Administratoren. Du kannst danach jederzeit weitermachen - siehe nächster Abschnitt.

2. Anfrage verfolgen & Event-Admin werden

Status unter „Meine Anfragen“

Unter „Meine Anfragen“ siehst du alle Anmeldungen, die du eingereicht hast, mit ihrem aktuellen Status. Sobald ein Administrator deine Anfrage bearbeitet hat, erhältst du eine Benachrichtigung (sichtbar an einem kleinen Zähler im Menü) sowie eine E-Mail.

Bei Genehmigung: automatisch Event-Admin

Wird deine Anfrage genehmigt, legt Flohmap.de das Event an und gibt dir automatisch die Rolle Event-Admin für genau dieses Event. Im Menü erscheint ab sofort der Link „Mein Event-Admin“, der dich direkt zu deinem Dashboard führt. Von dort aus kannst du alle weiteren Schritte erledigen - Eventdetails anpassen, Poster hochladen, Stände verwalten und Nachrichten an Teilnehmer verschicken.

Bei Ablehnung

Wird eine Anfrage abgelehnt, erfährst du den Grund direkt unter „Meine Anfragen“. Du kannst danach eine neue, angepasste Anfrage einreichen.

3. Dein Event-Dashboard

Im Dashboard siehst du auf einen Blick alle Events, für die du Event-Admin bist, inklusive einiger Kennzahlen (z. B. Anzahl angemeldeter Stände). Für jedes Event stehen dir Schnellzugriffe zur Verfügung:

  • Bearbeiten - öffnet die Eventdetails (siehe Abschnitt 4).
  • POIs - verwaltet Orientierungspunkte wie Parkplätze oder Toiletten (Abschnitt 7).
  • Moderieren - die Standverwaltung mit allen angemeldeten Ständen (Abschnitt 6).
  • Karte - öffnet die öffentliche Kartenansicht des Events, so wie Besucher sie sehen.
  • Broadcast - verschickt eine Nachricht an alle angemeldeten Verkäufer (Abschnitt 8).

Bist du globaler Administrator, siehst du zusätzlich alle Events der Plattform, die Nutzerverwaltung und offene Eventanfragen - mehr dazu in Abschnitt 11.

4. Eventdetails bearbeiten

Über „Bearbeiten“ im Dashboard gelangst du zu den Eventdetails. Hier pflegst du alle Angaben, die Besucher auf der Karte und der Eventseite sehen.

Grunddaten

  • Name, Datum - Pflichtangaben, jederzeit änderbar.
  • Start- und Endzeit - optional. Wenn angegeben, werden sie auf der Eventseite und im Kalender-Eintrag angezeigt.
  • Beschreibung - erscheint auf der öffentlichen Eventseite.
  • Ort - wird automatisch aus dem Veranstaltungsbereich erkannt. Trägst du hier manuell einen Ort ein, wird dieser nicht mehr automatisch überschrieben.
  • Bundesland - wird automatisch aus dem Veranstaltungsbereich erkannt.

Veranstalterinformationen

Veranstalter, Kontakt und Webseite werden auf der öffentlichen Eventseite angezeigt, damit Besucher wissen, wer den Flohmarkt organisiert und wie sie Kontakt aufnehmen können.

Sichtbarkeit steuern

  • Aktiv (öffentlich sichtbar) - nur aktive Events erscheinen auf der Startseite, in den Bundesland- und Ortsübersichten und in der Suche. Deaktiviere ein Event, um es vorübergehend oder dauerhaft auszublenden, ohne die Daten zu verlieren.
  • Standorte erst am Veranstaltungstag anzeigen - ist diese Option aktiv, sehen Besucher vor dem Veranstaltungstag nur einen allgemeinen Treffpunkt und die Anzahl angemeldeter Stände. Die genauen Standorte auf der Karte werden erst am Tag der Veranstaltung freigeschaltet. Praktisch, wenn sich Standorte bis kurz vorher noch ändern können oder ihr „Spoiler“ vermeiden möchtet.

Veranstaltungsbereich (Polygon) nachträglich anpassen

Der bei der Anmeldung gezeichnete Bereich lässt sich jederzeit über das Polygon-Werkzeug, die Bearbeiten-Funktion oder erneut per „Bereich per Ort übernehmen“ anpassen. Stände und Orientierungspunkte müssen innerhalb dieses Bereichs liegen.

5. Poster & Werbung

Eigenes Poster hochladen

Lade ein eigenes Werbeposter im Format JPEG, PNG, WebP oder GIF (max. 10 MB) hoch. Es wird auf der Eventseite angezeigt und als Vorschaubild verwendet, wenn der Link in sozialen Netzwerken geteilt wird. Ein vorhandenes Poster kann jederzeit ersetzt oder entfernt werden.

KI-Poster generieren lassen

Wenn du kein eigenes Poster hast, lässt du eines automatisch erstellen: Das Hintergrund-Artwork wird von einer KI (Nano Banana Pro) erzeugt, darüber werden Name, Datum, Ort und ein QR-Code zur Eventseite gerendert. Pro Event stehen dafür standardmäßig 5 Generierungen zur Verfügung - der Zähler ist im Bereich „KI-Poster generieren“ sichtbar. Die Erstellung läuft im Hintergrund; der Fortschritt wird automatisch angezeigt, sobald das Poster fertig ist.

Facebook-Werbung

Sofern für Flohmap.de eine Facebook-Seite eingerichtet ist, wird ein aktives Event automatisch sieben Tage und einen Tag vor dem Termin dort beworben (Ankündigungstext per KI plus Poster). Möchtest du das für ein bestimmtes Event nicht, aktiviere die Option „Keine automatische Facebook-Werbung für dieses Event“ in den Eventdetails - dann entfällt auch die Erinnerungsmail zum Anlegen einer eigenen Facebook-Veranstaltung. Globale Administratoren können zusätzlich jederzeit über „Jetzt auf Facebook posten“ sofort einen Ankündigungspost veröffentlichen.

6. Stände verwalten

Über „Moderieren“ im Dashboard gelangst du zur Standverwaltung deines Events. Hier laufen alle Stände zusammen - egal, ob sie von dir, von Verkäufern selbst oder per KML-Import angelegt wurden.

Anmeldelink - Stände ohne Registrierung sammeln

Der einfachste Weg, viele Stände zu sammeln: Erzeuge einen Anmeldelink und teile ihn z. B. per WhatsApp, E-Mail oder auf eurer Webseite. Jeder, der den Link öffnet, kann seinen Stand mit Name, Beschreibung, Kategorie und Standort selbst anmelden - ohne eigenes Benutzerkonto. Die so angemeldeten Stände erscheinen sofort in deiner Standliste.

  • Der Link lässt sich jederzeit kopieren, neu erzeugen oder widerrufen.
  • Nach dem Widerruf funktioniert der alte Link nicht mehr - ein neuer Link kann sofort erstellt werden.
  • Auf der Anmeldeseite sehen Verkäufer eine Übersicht der bereits angemeldeten Stände, damit sie ihren Standort sinnvoll wählen können.

Stand manuell hinzufügen

Du kannst Stände auch direkt selbst anlegen - etwa für Verkäufer, die dir ihre Daten telefonisch durchgeben. Lege den Standort entweder per Klick auf der Karte fest, suche eine Adresse über das Adressfeld, oder gib Straße und Hausnummer ein - Flohmap.de ermittelt daraus automatisch die Koordinaten. Der Standort muss innerhalb des Veranstaltungsbereichs liegen.

Bist du globaler Administrator, kannst du beim Anlegen zusätzlich auswählen, welchem Benutzerkonto der Stand gehören soll. Als Event-Admin wird ein neuer Stand automatisch deinem eigenen Konto zugeordnet.

Stände bearbeiten

Für jeden Stand lassen sich folgende Angaben direkt in der Liste anpassen:

  • Name und Beschreibung des Standes.
  • Kategorien - wähle eine oder mehrere passende Rubriken aus: Kinderkleidung, Erwachsenenkleidung, Spielzeug, Antikwaren, Werkzeug, Pflanzen, Elektronik, Bücher, Haushalt oder Sonstiges. Die Kategorien helfen Besuchern, gezielt nach Angeboten zu suchen.
  • Gemeinschaftsstand - markiere Stände, die von der Dorfgemeinschaft oder einem Verein (statt einer einzelnen Person) betrieben werden, mit dem Häkchen „Gemeinschaft“.

Standort per Karte setzen oder verschieben

Jeder Stand wird als Marker auf der Karte angezeigt und kann per Drag & Drop verschoben werden - die neue Position wird automatisch gespeichert und die Adresse (Straße/Hausnummer) automatisch nachgeschlagen. Über die integrierte Adresssuche findest du Adressen innerhalb des Veranstaltungsbereichs schnell wieder.

Stand löschen

Nicht mehr benötigte oder doppelte Stände lassen sich mit einem Klick aus der Liste entfernen.

Stände aus Google My Maps importieren (KML)

Habt ihr eure Standorte bereits in einer Google-My-Maps-Karte erfasst, müsst ihr nicht alles neu eintippen:

  1. Öffne deine Karte in Google My Maps, klicke auf das Menü (⋮) und wähle „KML exportieren“ (nicht KMZ). Die Datei darf maximal 5 MB groß sein.
  2. Lade die Datei unter „Aus KML importieren“ hoch. Flohmap.de zeigt eine Vorschau aller Punkte, gruppiert nach ihrem Stil in der Originalkarte.
  3. Ordne jede Gruppe einer Kategorie zu: Stand, einem der Orientierungspunkt-Typen (Parken, Essen, Toilette, Info) oder ignorieren, falls die Gruppe nicht übernommen werden soll.
  4. Bestätige den Import. Alle übernommenen Stände werden deinem Benutzerkonto zugeordnet. Punkte, die außerhalb des Veranstaltungsbereichs liegen, werden rot markiert, können aber trotzdem importiert werden.

7. Orientierungspunkte (Parken, Essen, Toiletten, Info)

Neben Verkaufsständen kannst du auch Orientierungspunkte auf der Karte einzeichnen, die Besuchern die Orientierung erleichtern:

  • Parkplatz
  • Essen & Trinken
  • Toilette
  • Info-Punkt

Lege einen Orientierungspunkt per Klick auf die Karte oder über die Adresssuche an, vergib einen Namen und wähle den passenden Typ. Nicht mehr benötigte Punkte lassen sich jederzeit aus der Liste löschen.

8. Mit Teilnehmern kommunizieren

Über „Broadcast“ in deinem Dashboard kannst du eine Nachricht an alle Personen senden, die für dieses Event einen Stand angemeldet haben - egal ob über ein Benutzerkonto oder den Anmeldelink mit einer eigenen Kontaktadresse. Jede Nachricht besteht aus:

  • Betreff (3-200 Zeichen)
  • Nachrichtentext (10-2000 Zeichen)

Die Nachricht wird per E-Mail verschickt und zusätzlich als Benachrichtigung in der App angezeigt. Typische Anwendungsfälle: kurzfristige Wetter- oder Programmänderungen, Hinweise zum Aufbau oder ein Dankeschön nach der Veranstaltung. Die zuletzt versendete Nachricht inklusive Empfängerzahl und Versandzeitpunkt bleibt zur Übersicht sichtbar.

9. Drucken, teilen & Plakate

Druckansicht

Die Druckansicht zeigt eine übersichtliche Standliste (sortierbar nach Straße, Name oder Kategorie) zusammen mit einem QR-Code zur Karte - ideal als Aushang oder Handzettel vor Ort. Über den Browser-Druckdialog lässt sie sich direkt ausdrucken oder als PDF speichern.

QR-Plakat

Das QR-Plakat ist eine schlanke Postervorlage mit Eventname, Datum, Veranstalterinfos und einem großen QR-Code, der direkt auf die digitale Karte verlinkt - perfekt zum Aufhängen am Eingang oder an Ständen.

Kalender-Eintrag (.ics)

Über den Kalender-Download lässt sich das Event mit Datum, Uhrzeit und Link zur Karte direkt in Kalender-Apps wie Google Calendar, Apple Kalender oder Outlook importieren.

Kurzlink & SEO-Landingpage

Jedes Event erhält automatisch einen kurzen Link (z. B. flohmap.de/m/123) für Plakate und mündliche Weitergabe sowie eine ausführliche, suchmaschinenoptimierte Landingpage unter /<bundesland>/<ort>/<event>, über die Besucher das Event auch via Google finden.

10. Weitere Event-Admins einladen

Größere Veranstaltungen organisiert man selten allein. Ein globaler Administrator kann im Bereich „Event-Admins“ deiner Standverwaltung weitere Benutzerkonten - per Benutzer-ID oder E-Mail-Adresse - als zusätzliche Event-Admins für dein Event hinzufügen. Diese Personen erhalten dieselben Rechte wie du für dieses eine Event: Eventdetails bearbeiten, Stände und Orientierungspunkte verwalten und Broadcast-Nachrichten versenden. Die Rechte lassen sich jederzeit wieder entziehen.

Möchtest du jemanden als zusätzlichen Event-Admin hinzufügen, wende dich mit der gewünschten E-Mail-Adresse an einen globalen Administrator (Kontakt siehe Impressum).

11. Für globale Administratoren

Globale Administratoren verwalten die gesamte Plattform und haben zusätzlich zu allen oben beschriebenen Funktionen Zugriff auf:

  • Eventanfragen prüfen - neue Anmeldungen genehmigen oder mit einer Begründung ablehnen. Bei Genehmigung wird das Event automatisch angelegt und der Antragsteller wird Event-Admin.
  • Events direkt anlegen oder löschen - zusätzlich zum Anfrageprozess können globale Administratoren neue Events ohne Antrag erstellen sowie Events vollständig löschen.
  • Nutzerverwaltung - Benutzer zu Administratoren befördern oder zurückstufen sowie Konten sperren bzw. entsperren. Beim Sperren eines Kontos werden dessen Stände entfernt.
  • Job-Übersicht - Status von Hintergrundprozessen wie KI-Poster-Generierung und Facebook-Posts einsehen.

12. Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich mich registrieren, um einen Dorfflohmarkt anzumelden?

Ja. Um einen eigenen Flohmarkt anzumelden und später zu verwalten, brauchst du ein kostenloses Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse. Verkäufer, die nur einen Stand anmelden möchten, können das dagegen ohne Konto über den Anmeldelink tun, den der Veranstalter teilt.

Wie lange dauert die Prüfung meiner Anmeldung?

Ein Administrator prüft jede Anfrage von Hand, in der Regel innerhalb von ein bis zwei Tagen. Über den Status wirst du per Benachrichtigung und E-Mail informiert, den Verlauf siehst du jederzeit unter „Meine Anfragen“.

Was passiert nach der Genehmigung meiner Anfrage?

Dein Event wird angelegt und du erhältst automatisch Event-Admin-Rechte dafür. Über den Menüpunkt „Mein Event-Admin“ gelangst du in dein Dashboard, in dem du alle Details bearbeiten, Stände verwalten und mit den Teilnehmern kommunizieren kannst.

Wie melden Verkäufer einen Stand an, ohne sich zu registrieren?

Erzeuge im Bereich „Stände verwalten“ einen Anmeldelink. Jeder, der diesen Link öffnet, kann seinen Stand mit Name, Beschreibung, Kategorie und Standort auf der Karte anmelden – ganz ohne Benutzerkonto. Den Link kannst du jederzeit widerrufen.

Kann ich Standorte erst am Veranstaltungstag sichtbar machen?

Ja. Aktiviere in den Eventdetails die Option „Standorte erst am Veranstaltungstag anzeigen“. Bis dahin sehen Besucher nur einen allgemeinen Treffpunkt und die Anzahl angemeldeter Stände, die genauen Positionen erscheinen erst am Tag der Veranstaltung.

Kann ich Stände auch aus einer bestehenden Google-My-Maps-Karte übernehmen?

Ja. Über „Aus KML importieren“ kannst du eine aus Google My Maps exportierte KML-Datei hochladen. Du siehst vor dem Import eine Vorschau, kannst jeden Punkt als Stand oder Orientierungspunkt einordnen und übernimmst alles in einem Schritt.

Wie informiere ich alle angemeldeten Verkäufer auf einmal?

Nutze die Broadcast-Funktion in deinem Event-Dashboard. Deine Nachricht wird per E-Mail und als Benachrichtigung in der App an alle versendet, die einen Stand für dieses Event angemeldet haben.

Wirbt Flohmap.de automatisch für mein Event auf Facebook?

Ja, wir werben automatisch auf unserer Seite https://www.facebook.com/flohmap.de für alle Events! Ein aktives Event wird automatisch sieben Tage und einen Tag vorher dort beworben. Du kannst das pro Event in den Eventdetails über „Keine automatische Facebook-Werbung für dieses Event“ abschalten.

Weitere Fragen? Schau in unsere Datenschutzerklärung oder kontaktiere uns über die im Impressum angegebenen Kontaktdaten.